Vi taler ofte om, at stress skyldes for mange arbejdstimer. Løsningen er derfor at arbejde mindre. Det er jeg kritisk overfor, fordi mange føler sig stressede, selvom de går ned i tid. Samtidigt hører jeg denne bekymring på stort set alle mine workshops:

”Hvad tænker min leder/kollega, hvis jeg siger, jeg har for mange opgaver?”

Bekymringen resulterer i, at man ikke siger fra, og derfor får man flere opgaver, selvom man ikke har tid – også selvom ledelsen opmuntrer til at sige fra. Derfor spurgte jeg LinkedIn om dette for to dage siden:

”Hvad stresser dig mest?

1. At arbejde på få opgaver, men mange timer.
2. At arbejde på mange opgaver, men færre timer.”

Næsten 70% siger, at mange opgaver er mest stressende – også selvom de arbejder færre timer. Man kan altså sagtens føle sig stresset, selvom man arbejder få timer. Derfor er løsningen ikke nødvendigvis at arbejde mindre. Måske handler det i stedet om at håndtere antallet af arbejdsopgaver.

Hvorfor er mange opgaver stressende?

En to-do-liste med 57 ting virker uoverskuelig – også selvom det er små opgaver. Giga-listen overvælder os simpelthen, fordi den sætter gang i tanker som:

”Kan jeg nå det hele?”

”Hvad nu hvis jeg ikke kan?”

Det er ikke nødvendigvis selve opgaverne, der stresser os, men bekymringerne om dem – især når de får os til at multitaske i stedet for at tage én ting ad gangen.

Bliv mindre overvældet med disse 2 trin

Her er to ting, du kan gøre, hvis du har for mange opgaver:

1) Vis din to-do liste

En stor årsag til, at du bliver tæppebombet med opgaver, er, at ingen kan se din kilometerlange to-do-liste. Når jeg spørger ledere, om de ved, hvor mange opgaver deres medarbejdere har, aner de det ikke. Deres strategi er derfor at spørge: “Har du tid til [indsæt opgave]?” hvorefter de supplerer med: “Husk at sige fra, hvis du har for meget.” Men de færreste siger fra.

Her er én løsning på det problem:

• Del et dokument med dit team.
• Skriv din to-do-liste ind i dokumentet.
• Arbejd fra toppen og ned (bør prioriteres efter vigtighed).

Når en kollega siger: ”Kan du ikke lige [indsæt random opgave]”, svarer du: ”Jo, skriv det i bunden af dokumentet og sørg for, at jeg har alt, hvad jeg skal bruge for at løse opgaven” (den sidste del sparer MEGET tid).

Når din kollega så ser, at du har 71 opgaver, sker der en af tre ting:

1. Kollegaen siger: ”Ej, okay, du har vist nok lige nu.”
2. Kollegaen smider opgaven ind i bunden og kan så følge dens vej til toppen af listen.
3. Kollegaen siger: ”Kan du nå det inden [random deadline]?”

Hvis nr. 3 opstår, kan du svare:

”Ja, det kan jeg. Hvilken opgave skal jeg så nedprioritere?”

Spørgsmålet styrker samarbejdet, fordi I tager stilling til, hvilke opgaver der er vigtigst i stedet for at flyve rundt fra højre til venstre = Højere produktivitet.

Parker tankerne om de opgaver, du ikke kan nå

Der vil altid være for mange opgaver. Selv når du når det hele, kommer der flere i morgen. Der vil derfor per definition altid være (for) mange opgaver, hvilket let kan overvælde os.

Kunsten er kun at fokusere på de tre øverste opgaver (de tre vigtigste) i dokumentet og parkere de andre rent mentalt, så du kan fokusere og tage én ting ad gangen (hvilket i øvrigt gør dig mere effektiv, fordi du ikke multitasker).

Hvis det er svært at slippe tankerne om de resterende 54 opgaver på din liste, har jeg hørt om en fremragende podcast kaldet HjerneRO, som er tilgængelig på alle platforme. Den skulle være eminent og et rent slaraffenland for redskaber til mental ro på trods af travlhed. Hvis det ikke er nok, findes der gudhjælpemig også en bog med samme navn, som skulle være helt fantastisk (har jeg hørt). Find den på saxo.

PS.

Man kan selvfølgelig også arbejde for meget. Pauser og sund fornuft gælder stadig.