1. Indledning
Behandling af personoplysninger om brugere, kunder og samarbejdspartnere.
Denne politik er en del af Mindcamps samlede dokumentation for, at virksomheden overholder den gældende persondatalovgivning. Politikken er udarbejdet for selskabet Mindcamp ApS.
Indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og Mindcamp behandler alene personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Derudover er Mindcamp opmærksom på, at virksomheden alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, ligesom personoplysninger alene må videregives til tredjemand, såfremt der er et særskilt og sagligt grundlag herfor.
Mindcamps behandling af personoplysninger lever op til de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Mindcamp gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en kunde eller samarbejdspartner ønsker slettet, og som Mindcamp ikke længere har noget grundlag for at behandle.
I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Mindcamp som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os.
1.1 Dataansvarlig
Mindcamp betragtes som dataansvarlige for de indsamlede personoplysninger om kunder og samarbejdspartnere. Nedenfor finder du alle relevante kontaktoplysninger for selskabet:
Navn: Mindcamp ApS
Adresse: Sletten 1, 9270 Klarup
CVR nr.: 40976159
E-mail: peter@mindcamp.dk
2. Behandling af personoplysninger
Som et led i det daglige arbejde hos Mindcamp behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vores brugere af hjemmesiden samt kunder og samarbejdspartnere. Mindcamp er derfor også meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger om brugere af vores tjenester på hjemmesiden, vores kunder og samarbejdspartnere.
Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være for at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne opfylde den aftale om HjerneRO, som du eller den virksomhed, du er ansat i, har indgået med os. Grundlaget kan dog også i nogle tilfælde være interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningen. Dette skyldes, at behandlingen af dine personoplysninger er af væsentlig betydning for, at vi kan overholde de forpligtelser, der påhviler os som virksomhed. Derudover behandler vi ligeledes personoplysninger for at overholde en retlig forpligtelse. Grundlaget for vores behandling af følsomme personoplysninger vil typisk være enten et samtykke eller for, at vi kan forfølge eller fastslå et retskrav.
2.1 Ved modtagelse af henvendelser
Når du retter henvendelse til os pr. mail, vores hjemmeside eller via de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Hvis du eksempelvis kontakter os på LinkedIn, vil vi - via LinkedIn - modtage visse oplysninger om dig i form af eksempelvis dit navn og et billede. De oplysninger, vi modtager, afhænger dog af, hvordan dine privatindstillinger på LinkedIn er. Hvis du henvender dig via vores kontaktformular, behandler vi ligeledes disse personoplysninger, herunder dit navn, e-mail samt det, henvendelsen drejer sig om.
Når du kontakter os telefonisk, vil vi – hvis det er relevant - notere dit navn og formålet med henvendelsen. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder. Du skal derfor være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde noterer de relevante forhold, du oplyser os telefonisk, i vores system.
Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os nogle følsomme eller fortrolige personoplysninger via Facebook, LinkedIn eller vores hjemmeside, f.eks. cpr. nr., kontooplysninger eller helbredsforhold. Vi vil i forlængelse heraf aldrig have behov for at modtage dit cpr. nr.
2.2 Håndtering af oplysninger om deltagere ved arrangementer
Hvis Mindcamp er vært ved et arrangement, hvor det er nødvendigt med tilmelding, behandler vi kontaktoplysninger om deltagerne i arrangementet i form af deres navn, hvor de arbejder/titel samt e-mailadresse. Dette gør vi naturligvis for at kunne håndtere tilmeldingerne til arrangementet.
Hvis du deltager i et arrangement, skal du være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde tager situationsbilleder fra arrangementet og deler dem på vores hjemmeside og/eller sociale medier. Formålet hermed er at brande de arrangementer, vi afholder samt Mindcamp som helhed. Hvis du ikke ønsker at være med på eventuelle situationsbilleder, kan du blot oplyse os herom ved starten af et arrangement.
2.3 Håndtering af kundeoplysninger
Når du er kunde hos os, betyder det, at vi behandler en række personoplysninger om dig og de øvrige parter, der eventuelt er involveret i sagen.
Vi opretter altid vores kunder i vores kundesystem. Når vi registrerer dig i dette system, sker det altid med følgende oplysninger:
- Virksomhedsnavn og adresse
- Dit navn
- E-mailadresse
- Telefonnummer
Hvis du er erhvervsdrivende, registrerer vi oftest en bestemt kontaktperson i vores system. Derudover vil vi notere, hvis virksomheden/kontaktpersonen har nogle bestemte interesser eller ønsker i forhold til vores ydelser.
Mindcamp indsamler og registrerer dine personoplysninger for at kunne administrere den aftale, vi har med dig, for at kunne fakturere ydelsen samt for at kunne sende dig relevant information med tilknytning til sagen.
2.4 Øvrige forhold
2.4.1 Tilmelding til nyhedsbreve
Når du tilmelder dig Mindcamps nyhedsbrev, giver du samtidig dit samtykke til, at Mindcamp må sende dig elektronisk post omkring pressemeddelelser, invitationer til events/seminarer/messer og markedsføring, også via sociale medier, internet og andre digitale kanaler.
Mindcamp må indsamle og bruge data om dig og dine aktiviteter og samkøre sådanne data med andre oplysninger, som Mindcamp allerede har eller får fra anden side, også fra eksempelvis cookies fra Mindcamps hjemmeside.
Dine data vil blive opbevaret af Mindcamp, som du altid kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller ønsker vedrørende data om dig og dine aktiviteter.
Du kan altid tilbagekalde dit samtykke pr. mail eller ved afmeldingslinket i nyhedsbrevene.
Såfremt der kommer andre relevante fagområder, produkter eller måder at kommunikere på, må Mindcamp benytte samtykket til at orientere dig og spørge dig, om du ønsker at opdatere dit samtykke eller data om dig.
3. Opbevaringsperiode og sletteprocedurer
Persondatalovgivningen indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter.
3.1 Hvis du retter henvendelse til os
Vi opbevarer altid din henvendelse, indtil denne er færdigbehandlet. Såfremt din henvendelse resulterer i, at vi opretter dig som kunde, vil du herefter blive betragtet som kunde hos os, og sletningen af dine personoplysninger følger derfor vores sædvanlige procedure for håndtering af sagsakter (se nedenfor).
3.2 Hvis du har tilmeldt dig et arrangement
Vi opbevarer som udgangspunkt tilmeldingslister i 12 måneder fra, at arrangementet er afholdt. Dette gør vi for at kunne evaluere på, hvem der deltager i arrangementet med henblik på at forbedre indholdet af arrangementet, hvis vi senere udbyder samme arrangement igen. Vi anvender derfor ikke deltagernes oplysninger til eksempelvis at invitere dem igen eller generel markedsføring.
3.3 Frameldelse af nyhedsbrev
Hvis du framelder dig vort nyhedsbrev, betyder det, at vi omgående ophører med at sende dig nyhedsbreve. Du vil blive gjort inaktiv på vores mailliste, og dine personoplysninger vil blive slettet senest inden for 30 kalenderdage.
3.4 Opbevaring af kundeoplysninger
Som udgangspunkt gemmer vi alle relevante sagsrelaterede oplysninger, herunder dine personoplysninger, i 10 år fra, at dit kundeforhold hos os er afsluttet. I nogle enkelte sagstyper har vi en længere opbevaringsperiode, men i så fald vil du blive særskilt orienteret herom.
Vi opbevarer endvidere altid bogføringsmateriale og oplysninger indhentet til brug for overholdelse af hvidvaskloven (legitimationsoplysninger) i 5 år. Dette gør vi for at overholde henholdsvis bogføringsloven og hvidvaskloven.
4. Sikker behandling af personoplysninger
Mindcamp behandler dine personoplysninger fortroligt, og vi har ligeledes foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.
Ud over at vi har adgang til dine personoplysninger, har Mindcamp ligeledes givet adgang til en række databehandlere. Vi bruger eksempelvis databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (f.eks. backup, hosting af hjemmeside mv.), vi får løst eksternt. Etableringen af adgangene til dine oplysninger skyldes derfor alene, at databehandleren leverer en teknisk eller systemmæssig ydelse til os eller yder support på driften samt foretager fejlfinding inden for de rammer, Mindcamp har opstillet. Opbevaring af eller etablering af adgang til oplysningerne hos databehandlerne er underlagt en række regler, og der er derfor indgået databehandleraftaler med samtlige databehandlere, der blandt andet skal sikre et passende sikkerhedsniveau, og herunder at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.
5. Videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver aldrig de oplysninger, vi har modtaget fra dig i forbindelse med tilmelding til vores nyhedsbrev eller et arrangement, til tredjemand, medmindre vi har fået samtykke hertil fra dig, eller vi har en retlig forpligtelse hertil.
Hvis du er kunde hos os, kan det være nødvendigt for os at videregive dine oplysninger til andre aktører. Det kan eksempelvis være videregivelse af oplysninger til domstolene, offentlige myndigheder, bank, forsikring og/eller andre advokater, fagforeninger eller revisorer. Dette skyldes, at vi i mange tilfælde er forpligtede til at videregive dine personoplysninger, eller fordi det er nødvendigt for at kunne varetage dine interesser i sagen.
Vi videregiver alene dine personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Det kan enten eksempelvis være på baggrund af dit samtykke, fordi vi er forpligtede hertil i medfør af gældende lovgivning, eller fordi det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav.
6. Dine rettigheder
Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet.
6.1 Ret til indsigt i egne personoplysninger
Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. En anmodning om indsigt skal rettes til os, og den behøver ikke at være begrundet. Dette betyder med andre ord, at du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet er hermed, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med.
6.2 Ret til at få rettet urigtige personoplysninger
Såfremt Mindcamp behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at anmode os om at rette oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning vil vi sørge for at få de pågældende oplysninger tilrettet/slettet.
6.3 Ret til sletning
Vi er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt ville slette dine personoplysninger. Dette gælder, hvis vi ikke længere har et sagligt formål med at behandle personoplysningerne, hvis et samtykke tilbagekaldes, hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller de skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse og i nogle tilfælde, hvis der gøres indsigelse mod behandlingen. Der er taget højde for disse rettigheder ved fastlæggelsen af virksomhedens slettepolitikker.
6.4 Ret til at gøre indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om vores legitime interesser går forud for kundens interesser.
6.5 Dataportabilitet
Du har i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes til videregivelse til en anden dataansvarlig. Hvis det er teknisk muligt, kan vi ligeledes transmittere oplysningerne direkte til den nye dataansvarlige.
6.6 Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne.
6.7 Klagevejledning til Datatilsynet
Hvis du har indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os. Du har dog også altid ret til at klage over vores behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk.
