Fra Travl til Effektiv: Sådan får du styr på din tid og dine opgaver

Klokken er 07:42. Sara er lige mødt ind og som altid starter hun med at tjekke dagens opgaver. I dag har hun seks møder, en deadline, en uafsluttet konflikt i teamet og en mail fra sin leder, der starter med “Har du lige 5 minutter?”. Derudover er der kommet 17 ubesvarede mails siden i går, og om lidt starter dagens første møde. Hun sukker. Hvor skal hun overhovedet starte?

Hun er ikke doven. Ikke dårlig til sit arbejde. Tværtimod. Hun prøver bare at holde styr på for meget – Hun tænker fem opgaver frem ad gangen, og mangler en struktur, der gør det muligt at være mere effektiv.

Følelsen af at være bagud, selv når du knokler igennem – den kender de fleste af os. Men der er en vej ud. Det handler ikke om at løbe hurtigere, men om at styre sin tid, prioritere i tingene og håndtere det ene benspænd, der ofte vælter det hele: vores egne tanker.

Styr din tid, så den ikke styrer dig

Det første skridt er at tage kontrollen tilbage over din kalender. Og det starter med at designe din ideelle uge – ikke den perfekte uge, for den findes ikke – men en uge, der fungerer 80% af tiden. For 80% godt er langt bedre end 100% én enkelt dag.

Når du designer din uge, sætter du rammer for, hvordan du gerne vil bruge din tid: Hvornår har du møder? Hvornår arbejder du fokuseret? Hvornår tjekker du mails? Og vigtigst af alt: Hvornår holder du pauser?

Det kan se forskelligt ud fra person til person. Men her er nogle kategorier, du kan overveje.

Fire nøglepunkter:

• Tid til kommunikation: Sæt tid af til at tjekke mails og svare beskeder – så du ikke bliver forstyrret hele dagen.
• Tid til møder: Læg dem helst om eftermiddagen, så du bevarer dine friske timer til det vigtige arbejde.
• Tid til koncentreret arbejde: Læg uforstyrret tid ind til at arbejde på dén vigtigste ting lige nu. For de fleste vil det være 2 timer om formiddagen.
• Tid til det uforudsete: Planlæg med buffer. Der vil ske noget uventet – og hvis du ikke har luft i kalenderen, vælter det hele.

Husk: Frihed er ikke at kunne gøre hvad som helst når som helst – det er at kunne beslutte sig for, hvornår man gør hvad. Tag styring med din tid, og du vil opleve en nyvunden frihed.

Når du prioriterer din tid, overvej at inkludere disse principper:

1. Saml ensartede opgaver. Det kan fx være småopgaver, møder der ligger lige efter hinanden eller mails der bliver besvaret samtidig i stedet for løbende igennem dagen.
2. Start dagen med det, der kræver mest koncentration. Vi møder ind med en frisk hjerne om morgenen, så at brænde den energi af på ‘nemme’ opgaver, der ikke kræver så meget koncentration – Er ofte forkert prioritering. Læg i stedet de nemmere opgaver sidst på arbejdsdagen, hvor du typisk ikke har så meget overskud tilbage.
3. Tænk pauser ind

Prioritér dine opgaver, så du ikke drukner i dem

Når du har styr på din tid, skal du også være skarp på, hvad der skal fylde den. Her handler det om prioritering – ikke bare at vælge, hvad du kunne lave, men hvad du bør lave.

En klassisk metode er Eisenhower-matrixen:

Men for at kunne bruge den kræver det, at du ved, hvad der er vigtigt. Et godt trick er at definere ét overordnet mål for dit arbejde. Spørg dig selv løbende: Tager det her mig tættere på målet? Hvis ikke – så skal det måske ud.

Husk at de opgaver der ender i planlægningsboksen, ikke behøves planlægges med det samme. De kan komme på din to-schedule liste, som er en liste over opgaver, der skal planlægges. Egentlig det samme som en to-do liste. Men en planlægningsliste stresser os ofte mindre, fordi vi ved det hele ikke skal løses nu og her.

Hvordan kan teams prioritere opgaver?

De fleste af os er en del af et team, og kan derfor ikke altid selv prioritere i opgaverne. I de situationer kan det være guld værd at have korte prioriteringsmøder med teamet.

De hjælper jer med at afstemme, hvad der faktisk er vigtigt – og undgå, at I overbebyrder hinanden. Når vi ikke ved, hvor mange opgaver vores kollegaer har, ender det nemlig ofte med, at vi presser hinanden unødigt med ikke pressende opgaver alene, fordi vi ikke ved, hvor meget den anden har at se til.

Den ene ting, der ofte spænder ben: Dine egne tanker

Du kan have verdens bedste system – men hvis du ikke følger det, rykker det ingenting. Og ofte er det vores egne tanker, der spænder ben.

“Hvad hvis kunden bliver sur, fordi jeg ikke tager møder om morgenen?”, “Hvad tænker min leder, hvis jeg siger nej til en opgave?”. Den slags tanker får os til at afvige fra vores plan. Til at multitaske. Til at springe pauserne over. Til at lade andres behov styre vores dag.

Men tankerne er bare tanker. Du behøver ikke følge dem. Det vigtige er at fokusere på én opgave ad gangen, og udskyde tankerne om de andre opgaver. Det kræver øvelse, men vi bliver bedre og bedre over tid.

Sådan bliver du mere effektiv

Det vigtigste er ikke viden om at blive mere effektiv. Det vigtigste er rent faktisk at ændre adfærd. Hvis du ønsker at blive mere effektiv, er det vigtigste du kan gøre lige nu og her, at tage stilling til:

Hvilken énkelt ting vil jeg tage med mig herfra og teste af i min hverdag?

Husk, at alle ændringer starter med et enkelt skridt. Et skridt ad gangen.

Artiklen her er skrevet med inspiration fra podcastafsnittet:

Fra Travl til Effektiv: Sådan skaber du overblik i hverdagen.