Stop busy snapping – uden at lukke ned for folks frustrationer

Du kender måske den slags dage, hvor stemningen på kontoret går fra stille og rolig til pludselig at handle bekymringer og frustrationer. En nævner måske en frustration, en anden fylder på – og pludselig er alle fanget i en spiral af “hvad nu hvis” og “det går jo aldrig godt”. “Det jo ledelsen der fejler!”.

Det er det, vi kalder busy snapping. En form for kollektiv bekymrings-snak, hvor problemer vendes og drejes – uden at nogen egentlig gør noget ved dem. Det lyder uskyldigt, men det kan faktisk være gift for både trivslen og effektiviteten på en arbejdsplads.

Hvorfor Busy Snapper vi?

Busy snapping sker ikke, fordi folk vil sabotere stemningen. Tværtimod. Det udspringer ofte af et behov for at dele, forstå og finde mening i det, der er svært. Når man står midt i travlhed, uvished eller følelsesmæssigt pres, har man brug for at lufte ud. Og det giver mening – til en vis grænse.

Problemet opstår, når det ikke handler om at løse noget, men bare om ventilerer. For vi forstærker hinandens følelser af uro og stress. Vi går i ring. Og i stedet for at få det bedre, bliver vi mere overvældede. Og vores kollegaer med lige så.

Det handler ikke om at lukke ned – men om at være løsningsfokuseret

Lad os lige slå én ting fast: Det her handler ikke om, at vi skal tie stille, bide tænderne sammen og lade som om alting er fint. Vi er mennesker – og mennesker har brug for at dele det, der frustrerer, bekymrer og går os på. Det er helt naturligt.

Men det handler om hvordan vi deler.

Der er nemlig kæmpe forskel på at smide sin frustration ud i rummet og lade den lande som en tung dyne over alle andre – eller at dele den med ønske om at løse de.

Forestil dig forskellen på at sige:

“Det her er vildt frustrerende – det hele sejler.”

og

“Det her er vildt frustrerende – hvad kan vi gøre ved det?”

Den første sætning lukker samtalen. Den skaber en følelse af afmagt og får os til at trække os – for hvad skal man svare, når noget bare “sejler”?

Den anden sætning åbner en dør. Den inviterer til handling, samarbejde og fælles ejerskab. Den siger: “Jeg har det svært – men jeg vil gerne finde en vej videre.”

Og lige præcis dér sker magien. Når vi tør være ærlige om det, der presser – uden at læsse hele ansvaret over på andre. Når vi deler, ikke bare for at lufte ud, men for at skabe bevægelse.

Det er ikke det samme som at fikse alting på stedet. Men det er en kærlig og konstruktiv måde at sige: “Jeg har brug for hjælp – og jeg er klar til at tage del i løsningen.”

Det giver ro. Retning. Og respekt – både for dig selv og for dem omkring dig.

Fra Busy snapping til HjerneRO: LAU-modellen

Når busy snapping opstår i et team, kan det være svært at stoppe uden at virke afvisende. Derfor kan du bruge LAU-modellen:

1. Lyt – Giv plads og vær nærværende. Folk skal føle sig set og hørt.
2. Anerkend – Gentag, hvad du hører. Sæt ord på følelserne: “Det lyder som om, du føler dig virkelig frustreret over det her. Det kan jeg godt forstå”
3. Udskyd – Sig fx: “Det her er vigtigt – skal vi sætte tid af til at løse det om 2 timer?” På den måde hjælper I hinanden med at nedregulere følelserne, så I bedre kan løse udfordringen, når de 2 timer er gået.

Ofte oplever folk, at det, der føltes stort i øjeblikket, faktisk fylder mindre, når det bliver taget op senere. Og hvis det stadig er vigtigt – så får det den opmærksomhed, det fortjener.

Vi kan selvfølgelig ikke altid udskyde udfordringerne, men hvis det kan lade sig gøre, så forsøg at gør det, så I får tid til at lande følelsesmæssigt igen.

Hvis I er mange der busy snapper over udfordringen, så husk at ikke alle nødvendigvis skal være med til at løse udfordringen. Ofte kan vi berolige gruppe ved at nogle få tager ansvar for at håndtere udfordringen og holde gruppen opdateret.

Skab rum for frustrationer – men gør det struktureret

Én effektiv måde at mindske mængden af Busy Snapping på er, at skabe en kultur og struktur for, hvornår og hvordan man tager problemer op. Mange teams har glæde af faste refleksionsmøder, hvor man én gang om ugen eller måneden samler op: Hvad irriterer os? Hvad fylder? Og hvad skal vi gøre ved det?

Det sikrer to ting:

1. Når man i dagligdagen har lyst til at Busy Snappe over ting, der skaber frustration, kan man vælge at udskyde det til refleksionsmødet i stedet for.
2. I får løbende taget fat om de ting, der skaber frustrationer, inden de vokser sig store.

Ideen med refleksionsmøder fungerer i princippet ligesom tænketid, hvor man minimerer mængden af tid, man bruger på bekymringer – Her minimerer I blot mængden af tid, der bliver Busy Snappet.

Den lille ændring, der gør en stor forskel

Et konkret eksempel: En medarbejder plejer at brokke sig højlydt over leverandører, så snart noget går galt. Stemningen daler, og alle bliver trætte i blikket. Men en dag går vedkommende i stedet roligt hen til en kollega og siger:

“Vi har et problem med den her leverandør – hvordan løser vi det bedst?”

Samme udfordring. Helt anden energi. Og reaktionen? Et tak for at bringe det op på en god måde.

Lad os tage et konkret eksempel på forskellen: En medarbejder – lad os kalde ham Preben – har én tendens, som alle i teamet kender: Når noget går galt med en leverandør, så larmer det.

Det starter typisk med et højt suk. Så kommer kommentarerne:
“Det er jo helt håbløst! Hvorfor kan de aldrig gøre det rigtigt første gang?”
“Det her er tredje gang i træk – jeg fatter ikke, vi stadig bruger dem!”

Stemningen daler. Kollegaerne kigger op, nogle sender hinanden blikke, og tempoet i rummet falder. Det er ikke, fordi folk ikke forstår frustrationen – de gør det alt for godt. Men måden det bliver delt på, gør det svært at være i. Der bliver skabt mere støj end handling. Nogle trækker sig fra Preben – Rejser sig og går på toilettet eller tager frustreret hørebøfferne på. Andre idler hen for at hjælpe Preben og afbøde den brølende løve.

Men så sker der noget.

En dag – efter endnu en leverandørfejl – rejser Preben sig roligt fra sin plads og går hen til en kollega. Ingen suk. Ingen ophidset tone. Bare en rolig konstatering:

“Vi har et problem med den her leverandør. Hvordan løser vi det bedst?”

Kollegaen kigger op – lidt overrasket, men positivt. De får en god snak. Finder en løsning.
Og da Preben går tilbage til sin plads, får han et “Tak fordi du bragte det op så konstruktivt” med på vejen.

Samme situation. Samme frustration.
Men fordi energien var en anden, blev løsningen lettere – og samarbejdet stærkere.

Det viser noget vigtigt: Det er ofte ikke selve udfordringen, der er problemet. Det er måden, som vi håndterer den på. Det er forskellen på Busy Snapping og HjerneRO.

Hvis vi bliver bevidste om vores mønstre og får et fælles sprog for dem, så kan vi faktisk skabe en hverdag med mindre støj og mere HjerneRO. Ikke ved at tie stille, men ved at tale klogere sammen.